A partir de la llegada las computadoras personales a las
empresas hubo un gran cambio en el procesamiento de los datos y surge la
necesidad de compartir información pero esto no era posible ya que existían
varias barreras como: la distancia, distintos sistemas operativos, etc. Pero
con el avance tecnológico llega el Internet el cual rompe algunas barreras y compartir los datos se hizo posible solo que no se podía realizar actividades
de colaboración, lo cual lleva a trabajar con una nueva tecnología que es el
software colaborativo en el cual se encuentra el: groupware y workflow que son muy utilizadas en el ámbito
empresarial.
Groupware:
Es un tipo de software
colaborativo, este ayuda a que un grupo de personas realicen actividades por
medio de una red.
Dave Chaffney define
al Groupware de la siguiente manera: "Sistemas basados en computadoras que
apoyan a grupos de personas que trabajan en una tarea común y que proveen una
interfaz para un ambiente compartido"
Las características
de este software es que proporciona un ambiente de colaboración donde se
refleje el trabajo en grupo, mantiene la
información disponible para todos los miembros y permite la interacción entre
estos por medio de chat, voz y vídeo.
El groupware se puede
clasificar de dos maneras:
•Tiempo: el cual se
clasifica en sincrónicos y asincrónicos, los sincrónicos (aplicaciones en
tiempo real) son: pizarrones compartidos, tele conferencias, chat, etc. y los
asincrónicos son: e-mail, calendario, sistemas de escritura, etc.
•Espacio: pueden
estar en un solo lugar o distribuidos.
Los groupware se han
vuelto una herramienta muy importante para las
empresas ya que les resulta más económico instalar una intranet y
comprar un software de colaboración que ofrece: comunicación, que es muy
importante en cualquier ámbito, colaboración, donde todos los miembros puedan
resolver problemas de la empresa y exponer su ideas, y coordinación, donde se
ve reflejado el trabajo eficiente del equipo para alcanzar una meta y todo esto
permite compartir datos, archivos, información, tener comunicación con
cualquier miembro de la empresa sin importar la distancia, mayor fluidez de la
información, tomar decisiones y menos barreras.
Workflow
Son un sistema encargado en dar soporte a la
coordinación, es un sistema de administración o control, es como una guía de información
para reducir el tiempo esfuerzo y dinero que se implementaría en un proceso de
negocio. La WfMC (Workflow Management Coalition) define a
los workflows como:
"La
automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual
documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro a los efectos
de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas."
Y al proceso de
negocio como:
"Es un conjunto
de uno o más procedimientos o actividades directamente ligadas, que
colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del
contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones
entre los mismos."
Las funciones que
realiza el workflow en una empresa es que tiene al personal informado sobre las
actividades pendientes y la designación de nuevas actividades y se encarga de la revisión del proceso,
control, seguimiento y agilización del proceso de negocio.
Hay 4 elementos
fundamentales para el proceso de negocios y del workflow esto son: personas –
información – rutas – decisiones, las cuales lograremos identificarlas
haciéndonos preguntas sobre ¿Qué personas participaran?, ¿cuáles son la rutas a
seguir?, entre otras.
Por la existencia de
distintos procesos de negocio en una empresa, existen los workflows:
De producción: este
es conocido como de transacción, se encarga de automatizar procesos de negocios
que manejan gran cantidad de datos.
De colaboración: se
encarga de estructurar datos y seguir
las rutas del proceso de negocio donde participan personas de una organización
con un objetivo en común.
De administración: se
emplea cuando hay vario procesos administrativos dentro de una empresa y se
necesita la distribución de cada una para darles solución como: órdenes de
compra, etc.
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