Workflow y Groupware

A partir de la  llegada las computadoras personales a las empresas hubo un gran cambio en el procesamiento de los datos y surge la necesidad de compartir información pero esto no era posible ya que existían varias barreras como: la distancia, distintos sistemas operativos, etc. Pero con el avance tecnológico llega el Internet el cual rompe algunas barreras y compartir los datos se hizo posible solo que no se podía realizar actividades de colaboración, lo cual lleva a trabajar con una nueva tecnología que es el software colaborativo en el cual se encuentra el: groupware y workflow que son muy utilizadas en el ámbito empresarial.

Groupware:

Es un tipo de software colaborativo, este ayuda a que un grupo de personas realicen actividades por medio de una red.

Dave Chaffney define al Groupware de la siguiente manera: "Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz para un ambiente compartido"

Las características de este software es que proporciona un ambiente de colaboración donde se refleje el trabajo en grupo, mantiene  la información disponible para todos los miembros y permite la interacción entre estos por medio de chat, voz y vídeo.

El groupware se puede clasificar de dos maneras:

•Tiempo: el cual se clasifica en sincrónicos y asincrónicos, los sincrónicos (aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, tele conferencias, chat, etc. y los asincrónicos son: e-mail, calendario, sistemas de escritura, etc.  

•Espacio: pueden estar en un solo lugar o distribuidos.

Los groupware se han vuelto una herramienta muy importante para las  empresas ya que les resulta más económico instalar una intranet y comprar un software de colaboración que ofrece: comunicación, que es muy importante en cualquier ámbito, colaboración, donde todos los miembros puedan resolver problemas de la empresa y exponer su ideas, y coordinación, donde se ve reflejado el trabajo eficiente del equipo para alcanzar una meta y todo esto permite compartir datos, archivos, información, tener comunicación con cualquier miembro de la empresa sin importar la distancia, mayor fluidez de la información, tomar decisiones y menos barreras.

Workflow

Son un  sistema encargado en dar soporte a la coordinación, es un sistema de administración o control, es como una guía de información para reducir el tiempo esfuerzo y dinero que se implementaría en un proceso de negocio. La  WfMC (Workflow Management Coalition) define a los workflows como:

"La automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro a los efectos de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas."

Y al proceso de negocio como:

"Es un conjunto de uno o más procedimientos o actividades directamente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones entre los mismos."

Las funciones que realiza el workflow en una empresa es que tiene al personal informado sobre las actividades pendientes y la designación de nuevas actividades  y se encarga de la revisión del proceso, control, seguimiento y agilización del proceso de negocio.

Hay 4 elementos fundamentales para el proceso de negocios y del workflow esto son: personas – información – rutas – decisiones, las cuales lograremos identificarlas haciéndonos preguntas sobre ¿Qué personas participaran?, ¿cuáles son la rutas a seguir?, entre otras.

Por la existencia de distintos procesos de negocio en una empresa, existen los workflows:

De producción: este es conocido como de transacción, se encarga de automatizar procesos de negocios que manejan gran cantidad de datos.

De colaboración: se encarga de estructurar datos  y seguir las rutas del proceso de negocio donde participan personas de una organización con un objetivo en común.

De administración: se emplea cuando hay vario procesos administrativos dentro de una empresa y se necesita la distribución de cada una para darles solución como: órdenes de compra, etc.

Las ventajas que brinda el workflow son la reducción del tiempo y dinero en un proceso de negocio, la papelería, la designación de tareas a los empleados el monitoreo constante de las actividades entre otras.

http://www.utm.mx/temas/temas-docs/nfnotas518.pdf
http://www.uv.mx/personal/artulopez/files/2012/09/05-Groupware-y-Workflow.pdf